ویژگی های پورتال سازمانی چیست ؟

در صورتی که درخصوص پورتال سازمانی سوالی دارید می توانید با:

 

شماره تماس  ۹۰۹۹۰۷۱۶۶۷ از طریق تلفن ثابت (کل کشور)   

شماره تماس  ۹۰۹۲۳۰۵۶۹۵ از طریق تلفن ثابت (فقط تهران)

( از ساعت ۸ صبح الی ۱ شب )

 

تماس گرفته و با کمک کارشناسان سامانه مشاوره هیواتک مشکل خود را رفع نمایید.

( در صورت اشغال بودن خطوط ، مجددا تلاش کنید )

     

موضوعی که امروز ما را در گروه مشاوره هیواتک بر آن داشت تا مقاله ای منتشر کرده و در مورد آن صحبت کنیم ، پورتال سازمانی است ، شاید شما هم برای اولین بار است که نام پورتال سازمانی را می شنوید یا شاید هم تجربه کار با آن را داشته باشید ، اما علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن باشید ، خوب است در ابتدای سخن بدانید که پورتال سازمانی نوعی وب سایت است که قابلیت ها ، ویژگی و نیازمندی های کاربران را فراهم کرده و برای ارائه خدمات به آنها طراحی و عرضه می شود.

هرچه تعداد پرسنل یک سازمان یا اداره بیشتر باشد ، برای مدیریت بهتر امور ، نیاز به ویژگی های پورتال سازمانی ، بیشتر و پررنگ تر می شود زیرا از طریق این پورتال ها همکاری  ، مدیریت و ... افزایش یافته و به طور مثال در پورتال سازمانی که گزارش کار ثبت می شود ، مدیران مجموعه می توانند روند کار پرسنل را مشاهده کنند ، گزارش های لازم را تهیه کنند و پیگیری امور بسیار ساده تر می شود.

مطالعه مقالات ثبت شکایت اینترنتی هیواتک ، بیمه تکمیلی درمان ، خرید بیمه آنلاین و ... را نیز به شما پیشنهاد می کنیم.

   

ویژگی های پورتال سازمانی چیست؟

حال که تا حدودی در خصوص پورتال سازمانی اطلاعات کسب کردیم خوب است در خصوص ویژگی های پورتال سازمانی را نیز بدانیم ، تعاریف پورتال ممکن است بسته به منبع متفاوت باشد، اما همه آنها موارد مشترکی دارند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد :

الف ) دسترسی مرکزی به دیگر اطلاعات غیر متمرکز و حفظ شده، یعنی ادغام منابع داده داخلی و خارجی

ب) شخصی سازی محتوا برای گروه های کاربر هدف (مثلا مشتریان، تامین کنندگان و کارکنان) در یک سطح مشخص امنیتی

ج) تعامل کاربر فعال

د) یک پلت فرم عملیاتی قوی که امکان استفاده کامل از ابزارهای مدیریت ساده و غیر متمرکز را فراهم می کند.

ه) ارائه حجم زیادی از اطلاعات

و) مدیریت و دسته بندی موارد

ی ) امکان گزارش گیری و تهیه خروجی های مورد نیاز

س) امکان ارسال و دریافت پیام

ش) پشتیبانی از سیستم عامل های مختلف (ارتباطات چند کاناله) و توانایی مبادله داده ها در فرمت ساختار یافته

ل) رزرو امکانات ادارات و سازمان ها مانند اتاق جلسات ، اتاق کنفرانس ، آزمایشگاه و ...

م) دسترسی آسان و سریع تر به سیستم روش ها و دستور العمل ها

ک) برگزاری جلسات آنلاین

گ) امکان جستجو سریع تر و آسان تر

مزایای پورتال سازمانی چیست ؟

همانطور که بیان شد ، پورتال یک وب سایت مخصوص طراحی شده است که اطلاعات را از منابع متنوع مانند ایمیل ها، انجمن های آنلاین و موتورهای جستجو با هم به صورت یکنواخت به ارمغان می آورد و معمولا توسط شرکت های بزرگ استفاده می شود، اما شرکت های کوچک و متوسط ​​می توانند از داشتن آنها نیز بهره مند شوند. حتی اگر شرکت شما هنوز بزرگ نیست ، می توانید مقرون به صرفه بودن خرید و استفاده از پورتال سازمانی را بررسی کنید و اگر برای شما مناسب بود از آن بهره مند شوید.

1. بهبود ارتباطات

از طریق پورتال سازمانی ، کارکنان و مدیران می توانند به راحتی ملاقات ها و هشدارها را به اشتراک بگذارند. ایده ها را می توان در صفحات هیئت مدیره همراه با اطلاعات مربوطه ارسال کنند ،  همچنین، اطلاعات پروژه ای بزرگ را که بسیاری از افراد در بخش های مختلف آن مشغول کار هستند را به روز رسانی و ثبت کرد. موارد کاری ارجاع داده شده را پیگیری کرد و ... . حتی کارکنان می توانند برای درخواست مرخصی های ساعتی یا روزانه هم از پورتال سازمانی استفاده کنند.

 

2. فرایندهای ساده

پلت فرم یک پورتال سازمانی خوب فرآیندهای داخلی را بهبود می بخشد. یکی از مهم ترین ویژگی های پورتال سازمانی این است که نیاز به تماس های تلفنی را که ممکن است در ارتباط با مسائل رایج پیش بیاید و در دسترس نباشد (و یا به سختی در اختیار کاربران قرار می گیرد) را کاهش می دهد.

 

 

3. مدیریت داده ها

پورتال سازمانی ، جایی است که می توانید اسناد تجاری، رویه ها، دستورالعمل ها، پروتکل ها و منابع را با یک کلیک به روز کنید. پورتال می تواند به عنوان یک مکان باشد که محتوای آموزش آنلاین میزبانی و خدمت می شود. اطلاعات و دانش مورد نیاز کاربران ، در پورتال های سازمانی به راحتی حفظ می شود.

 

4. حفظ محیط زیست

شاید از مطالعه این مزیت پورتال سازمانی کمی تعجب کنید اما خوب است بدانید مهمترین ویژگی پورتال سازمانی این است که به طور قابل توجهی هزینه چاپ و توزیع را کاهش می دهد ، زیرا دیگر برای ارسال نامه های داخلی سازمان ها ، اطلاع رسانی، به روز رسانی اطلاعات و ... دیگر نیاز به تهیه پرینت و خرید کاغذ نیست و در نتیجه سازمان را از هزینه های هنگفت خرید پرینتر ، کاغذ ، شارژ کارتریج ، تعمیرات و نگهداری پرینتر و ... نجات می دهد!

 

5. رشد مداوم

علاوه بر این پورتال سازمانی در وقت صرفه جویی می کند ، دیگر لازم نیست که از همان ابتدا چیزی پیچیده کنید. زیرا پورتال سازمانی شما می تواند همراه با کسب و کار شما رشد کند. هنگامی که نیاز دارید، می توانید در یک وب سرور قوی سرمایه گذاری کنید و اطلاعات و نرم افزار بیشتری را به پورتال تزریق کنید.

به این ترتیب به طور چشم گیری مسائل مربوط به ذخیره سازی یا ارتباطات را در شرکت شما حل می شود ، ارتباطات داخلی هویت پیدا کرده و فرهنگ شرکت هم تقویت و توسعه داده می شود.

 

معرفی انواع پورتال

پورتال سازمانی کاملا مبتنی بر وب و همیشه در دسترس است ، از طریق پورتال کارکنان و تیم پروژه ها به همه ابزارهای مشترک تنها با اتصال به اینترنت دسترسی پیدا می کنند و انجام امور برای آنها آسان تر می شود.

پورتال اینترانت

بسیاری از پورتال هایی که امروزه در حال استفاده هستند ، به صورت داخلی است و کارمندان ، مدیران ، سرپرستان ، مدیران ارشد و ... از آن بهره می برند و ثبت درخواست مرخصی ، ارسال پیام ، ثبت درخواست از واحدهای مختلف مثلا منابع انسانی یا مالی ، ثبت گزارش کار و ... را انجام می دهند.

 

 

پورتال اکسترانت

گاهی اوقات ، از پورتال سازمانی برای ایجاد یک شبکه بیرونی  و حلقه در بین مشتریان مثلا استفاده می شود و اطلاعات مورد نیاز آنها اشتراک گذاری و ذخیره سازی می شود. انجام اموری چون چک کردن ایمیل ، بررسی اسناد ، مدیریت جلسات و ... می تواند از این طریق انجام شود ، به طور مثال شما سازمانی یا شرکتی را در نظر بگیرید که دارای نمایندگی های مختلفی است که هر کدام از آنها وظیفه فروش یا ارائه خدمات و محصولات آن را برعهده دارد و برای اطلاع از میزان فروش ، پورسانت ، گزارش عملکرد و ... نیاز به درگاهی دارند تا از طریق پورتال سازمانی این امور را انجام دهند و نیازی به مراجعه روزانه به محل اصلی شرکت نباشد ، پس هم برای مدیران و هم نمایندگی مقرون به صرفه است که این پورتال ایجاد و در دسترس قرار گیرد تا مدیریت امور سریع تر انجام شود.